Une difficulté que nous rencontrons régulièrement : comment coordonner les agendas de plusieurs personnes (au moins deux) pour prévoir un rendez-vous ?
Je vois pas mal d'interlocuteurs proposer du Calendly, ok pourquoi pas mais cela ne me convient pas. Rappelez-vous, la philosophie d'Aukfood c'est d'utiliser et de proposer des logiciels libres, et en plus de pouvoir les héberger et les maîtriser ; donc d'être souverain sur les données.
Gestion des agendas
Pour répondre à ce besoin, nous utilisons les agendas de Nextcloud.
Nextcloud, qui est notre plateforme centrale cloud collaborative.
Les avantages sont les suivants :
- Les agendas sont synchronisés vers des clients lourds tels que Thunderbird, Outlook via le protocole standard Webcal,
- Les agendas sont synchronisés vers des téléphones Android, iPhone, etc ...,
- Les agendas peuvent être intégrés dans des applications via les API par exemple
- Les agendas peuvent être partagés en lecture et en lecture / écriture
- Un utilisateur peut avoir plusieurs agenda,
- Intégration avec les autres fonctions de Nextcloud : Contacts, Talk, Tasks, Deck
Source : doc officielle Nextcloud
Prise de rendez-vous
Le besoin en soi est assez simple, c'est de proposer des crénaux de rendez-vous : 15 minutes pour faire connaissance, 30 minutes pour prendre plus de temps ensemble, etc... et que ces crénaux soient accessibles aux personnes voulant nous contacter, et donc en adéquation avec les disponibilités dans les agendas de l'utilisateur.
Nextcloud propose un module "Appointments" qui doit répondre à cette problématique mais nous avons rencontré plusieurs problèmes d'utilisation, cependant on se laisse la possibilité de tester au fur et à mesure des évolutions du module.
La solution trouvée à l'heure actuelle est d'utiliser le service cal.com : la plateforme est intéressante et fonctionne très bien avec notre Nextcloud (module CalDAV en beta), mais comme on veut l'utiliser chez nous, et bah ... on l'a installé sur un de nos serveurs et ... ça fonctionne.
Installation
L'installation se fait via Docker sur un serveur Linux, dans notre cas avec Nextcloud, Docker va se retrouver derrière un proxy Apache et SSL avec un certificat Let's Encrypt.
Une infra assez classique pour nos équipes.
Paramétrages
Une fois le compte créé dans l'application, l'utilisateur va pouvoir paramétrer la liaison avec son/ses agendas via le module CalDAV :
Ensuite il va paramétrer ses disponibilités :
Et enfin créer ses types d'événements :
Utilisation
Ce qui va ensuite permettre d'avoir ce type de page publique, pour proposer des réservations de crénaux horaires :
Une fois le type d'événement sélectionné, il faut choisir la date et un crénau horaire de disponible :
Remplir les infos et confirmer :
Le rendez-vous est planifié et un mail envoyé aux deux parties :
L'agenda est mis à jour dans Nextcloud :
Gestion des réservations
Le propriétaire de l'agenda va pouvoir gérer ses réservations
Intégrer de la visio
Une option aussi intéressante c'est de proposer en même temps que le rendez-vous un lien pour la visio.
Bien sur la plateforme propose du Teams, du Zoom du ... bon voilà quoi ça nous correspond pas, mais pourrait répondre pour certains de nos clients.
Mais aussi elle propose du Jitsi, pour le moment sur les plateformes de Jitsi, mais dans une version à venir sur un serveur Jitsi autohébergé.
En conclusion
C'est un bel outil, qui est en cohérence avec nos choix pour faciliter les prises de rendez-vous.
N'hésitez-pas à nous consulter pour de tels besoins.